Soukromí

Dvě různé role

Vyvíjíme program, ve kterém firmy vedou svou práci: klienty, rozvrh, peníze, dokumenty. Závazné je toto české znění dokumentu.

Údaje vašich klientů jsou vaše. Vy rozhodujete, proč je držíte a jak dlouho. Zpracováváme je na základě vašich pokynů a neděláme s nimi nic z vlastní vůle: neprodáváme je, nezkoumáme a neukazujeme nikomu dalšímu.

Údaje toho, kdo program používá, jsou naše. E-mail, jméno, časy přihlášení: bez nich přihlášení nefunguje.

Co uchováváme

— e-mail a jméno, abyste se mohli přihlásit; žádné heslo u nás neleží;

— vaše vazby na organizace, abychom ukázali to, k čemu máte přístup;

— provozní data organizace: klienty, lekce, platby;

— kalendář zaměstnance, pokud si jej sám připojil, abychom nezapisovali do obsazeného času;

— kdo otevřel kartu klienta: ochrana před únikem zevnitř, vidí ji pouze majitel organizace.

Data organizace i klíče ke kalendářům jsou uloženy zašifrovaně a šifrovací klíč leží mimo databázi. Samotný přístup k databázi jejich obsah neotevře.

Co neděláme

Nepíšeme vašim klientům svým jménem — žádnou reklamu, žádné pozvánky do vlastních aplikací. Na vašich datech netrénujeme modely a nikomu je k tomu nepředáváme. Data neprodáváme a nepředáváme do reklamy.

Komu data předáváme

Pouze těm, bez kterých program nefunguje: databáze (Irsko), e-mailové služby (EU a USA), našeptávání adres (Česko), veřejný rejstřík firem (Česko), Kalendář Google — pokud si jej zaměstnanec sám připojil, a jazykový model pro sestavení smlouvy. Úplný seznam s názvy, zeměmi a základem předání je v posledním oddílu Smlouvy o zpracování osobních údajů; při každé změně jej aktualizujeme.

Kalendář Google

Kalendář Google připojuje jen člověk sám — zaměstnanec ve svém prostředí nebo klient ve svém — a může ho kdykoli odpojit; pak přístupový klíč smažeme a u Googlu ho zrušíme.

Co čteme: čas a názvy událostí z hlavního kalendáře, jen abychom je ukázali témuž člověku v jeho rozvrhu vedle rezervací. Ostatní zaměstnanci, organizace ani klienti je nevidí. Události neukládáme: pokaždé se Googlu ptáme znovu. Ukládáme jen přístupový klíč, zašifrovaný.

Co zapisujeme — jen u zaměstnanců: dva vlastní samostatné kalendáře Aiwork — jeden s rezervacemi tohoto člověka, druhý s jeho pracovní dobou. Do jiných kalendářů nezapisujeme a nic v nich neměníme.

Kdo data z Googlu dostává. Nikdo kromě člověka, který kalendář připojil. Uživatelská data Google nesdílíme, nepředáváme ani nezpřístupňujeme třetím stranám — organizaci, ostatním zaměstnancům ani klientům, inzerentům, obchodníkům s daty ani analytickým službám. Výjimkou je jen to, co zákon ukládá všem: soudní příkaz nebo závazná žádost orgánu veřejné moci, a pak jen v nezbytném rozsahu. Náš poskytovatel databáze (Supabase, Irsko) uchovává zašifrovaný přístupový klíč jako náš zpracovatel a přečíst jej nemůže.

Žádné modely umělé inteligence. Uživatelská data Google nikdy neposíláme žádnému modelu umělé inteligence ani jazykovému modelu — vlastnímu ani cizímu. Jazykový model, který používáme pro asistenta, sestavení smluv a překlad názvů dokumentů (OpenAI), dostává jen text těchto dokumentů a anonymizovaný přehled účtu, nikdy data z kalendáře, a je nastaven tak, aby přijatá data neuchovával a netrénoval na nich.

Jak je chráníme. Přístupový klíč před uložením šifrujeme algoritmem AES-256-GCM a šifrovací klíč leží mimo databázi. Veškerá komunikace s námi i s Googlem probíhá přes HTTPS (TLS). Události vůbec neukládáme: načítáme je z Googlu, když člověk otevře svůj rozvrh, a ukazujeme jen jemu; server při každém požadavku ověřuje, že kalendář patří tomu, kdo se ptá. Žádáme jen přístup ke čtení událostí a seznamu kalendářů a právo spravovat pouze kalendáře, které Aiwork sám vytvoří. Přístup k provozním systémům mají jen lidé, kteří službu provozují. Po odpojení kalendáře klíč ihned smažeme a u Googlu zrušíme.

Data z Googlu neprodáváme, nikomu nepředáváme, nepoužíváme k reklamě ani na nich neučíme modely. Používání a předávání informací získaných přes API Google se řídí zásadami Google API Services User Data Policy, včetně požadavků na omezené použití (Limited Use).

Jak dlouho data držíme

— dokud organizace program používá, po celou dobu;

— po odchodu: třicet dní na export, poté mažeme nebo anonymizujeme;

— klient, který přestal chodit: po třech letech organizaci připomeneme a nabídneme anonymizaci; sami nemažeme;

— záznam o přístupu ke kartám: jeden rok;

— noční zálohy databáze: až 35 dní; předchozí verze účtu: až 30 dní;

— člověk požádá o zapomenutí: mažeme ihned.

Co můžete požadovat

Vidět, co o vás máme. Opravit to. Získat to v souboru. Požadovat výmaz. Vznést námitku proti zpracování. Podat stížnost dozorovému úřadu — v Česku je to Úřad pro ochranu osobních údajů.

Na koho se obrátit. Jste-li klientem firmy, která náš program používá, obraťte se na ni: data jsou její a odpovídá vám ona. Nevíte-li na koho, napište nám a my to předáme a ohlídáme.

Co po výmazu zůstává. Osobní údaje odcházejí: jméno, věk, telefon, e-mail, korespondence. Zůstávají hospodářské záznamy organizace — lekce, částky, data a jméno na již vystavených dokladech. Doklad bez jména nic nedokládá a organizace je povinna jej ze zákona uchovávat.

Děti

Do škol chodí děti a jejich údaje zadává organizace. Souhlas od rodičů získává ona. Přímo od dětí nesbíráme nic. Klientský účet je určen dospělým a dospívajícím od 15 let; za dítě mladší 15 let se přihlašuje rodič.

Cookies

Jen to, bez čeho nefunguje přihlášení. Nesledujeme vás po jiných webech — proto tu není ani cookie lišta: není se na co ptát.

Když dojde k úniku

Máme sepsaný postup. Organizacím to oznámíme ihned, dozorovému úřadu do 72 hodin a lidem tehdy, hrozí-li jim to potíže.